Акт передачи бухгалтерских документов образец
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Акт передачи бухгалтерских документов образец». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Ситуация, когда Главный бухгалтер приходит на вновь создаваемое предприятие, достаточно редка. Чаще всего до него на этой должности уже кто-то работал. Поэтому перед тем, как занять свою должность, Главному бухгалтеру следует принять дела от предшественника.
В связи с этим необходимо правильно провести передачу документации. Просто так важные документы передавать нельзя — стороны должны составить акт приема-передачи документов (образец 2019 года вы найдете в конце статьи). Данный акт станет весомым доказательством того, какие именно бумаги были переданы в определенный момент времени.
Акт приема-передачи бухгалтерских документов
Кроме первичных и учетных, документы бухгалтерского учета могут иметь другие классификации. Например, они бывают:
- внутренние и внешние;
- распорядительные и оправдательные;
- разовые и накопительные;
- строгого учета и обычные.
Первичку следует составлять непосредственно в ходе совершения операции или сразу же после ее завершения. Форма таких бумаг должна быть закреплена в учетной политике организации.
В связи с оттепелью, большой высотой и неустойчивым состоянием снежного покрова в бассейнах рек Улкен и Киши Алматы в период 8-12 апреля возможен сход снежных лавин.
Обратите внимание! Приведено лишь начало документа. Полную версию вы можете скачать по соответствующей ссылке. Акт приема-передачи дел главного бухгалтера — составляемый в произвольной форме перед сменой главного бухгалтера документ. Требования к его составлению в действующих нормативных документах отсутствуют.
Под таблицей следует написать, сколько экземпляров акта было составлено и сколько получили на руки заинтересованные стороны, а также поставить подписи руководителей обоих предприятий.
Данный документ особенно важен, если происходит смена руководителя, его заместителей или главного бухгалтера. Этот процесс всегда сопровождается сдачей дел, поэтому здесь важна каждая мелочь. Прежде, чем подписать акт, заинтересованная сторона должна проверить предоставленный ей пакет документов, иначе впоследствии она может столкнуться с неожиданными неприятностями.
Кроме ответственности за организацию бухгалтерского учета и обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах, ответственность предусмотрена также за сохранность документов, регистров бухучета и отчетности в течение установленного законодательством срока.
Если выбран вариант свободной формы, рекомендуется использовать обыкновенный лист А4. Нужно понимать, обе стороны должны получить подтверждение того, что состоялась передача документов. Естественно, для этого акт должен иметь две копии, каждая из которых подписывается «вживую» управляющими компаний.
Например, нельзя использовать счет-фактуру неустановленной формы, но можно самостоятельно разработать авансовый отчет.
Что касается обязанностей Главного бухгалтера, то в соответствии с п.7 ст.8 Закона № 996 он должен обеспечивать проверку состояния бухгалтерского учета в подразделениях предприятия.
Если предшественник еще работает, то желательно нового Главного бухгалтера принять на работу сначала заместителем, чтобы он мог спокойно принять дела. После этого руководитель должен издать приказ о назначении нового главного бухгалтера предприятия и передачи ему документации.
Один сотрудник переходит на другую позицию и передает дела своему заместителю или новому работнику, пришедшему на его место.
Акт приема-передачи документов на хранение государством
В ходе своей деятельности многим компаниям приходится обмениваться деловой документацией. Далеко не все готовы просто передать документы. Чтобы стороны могли обезопасить себя от неприятностей в будущем, составляется акт, свидетельствующий о передаче документов. Когда стороны об этом договариваются, оформление данного бланка является одним из этапов договора.
В особенно ответственных случаях для подтверждения корректности приема передачи документов необходимо вызвать нотариуса. Он засвидетельствует чистоту передачи и заверит акт своей печатью и подписью.
Законодательством Украины не предусмотрено обязательное оформление приема-передачи дел между бухгалтерами. Но, тем не менее, это необходимо сделать и надлежащим образом оформить. Причем такой документ в первую очередь нужен не бухгалтерии, а именно руководству и владельцам предприятия.
Очень часто бывает, что в организации происходит смена руководящего работника или главного бухгалтера.
Практика показывает, что вновь назначаемый Главный бухгалтер может принимать дела как «мирным» путем, так и в ситуации, когда принимать дела просто не от кого. Например, потому что бывший главбух уже уволен. При этом стоит помнть, если акт приемки-передачи дел вообще не подписывается, то в дальнейшем невозможно доказать, что какой-то части документов не было и они не могли быть переданы.
Независимо от того, на каком основании и с какой целью производится передача документов от одного лица к другому, а также производится ли передача документов между физическими лицами или организациями, акт приема-передачи может составляться по схожей форме.
Учетные, или, иначе говоря, документы бухгалтерского оформления, применяются для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, а также для отражения этих данных на счетах бухучета и в отчетности. Вести их можно:
- в специальных книгах (журналах);
- на отдельных листах и карточках;
- в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники;
- непосредственно в специализированных программах на электронных носителях.
Если в сделке принимает участие комиссия, данная обязанность обычно возлагается на ее членов. Если передача происходит в пределах одной компании, акт подписывается ее директором.
Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме. Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере.
Акт приема-передачи дел главному бухгалтеру предприятия
Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной.
В связи с этим необходимо правильно провести передачу документации. Просто так важные документы передавать нельзя — стороны должны составить акт приема-передачи документов (образец 2019 года вы найдете в конце статьи). Данный акт станет весомым доказательством того, какие именно бумаги были переданы в определенный момент времени. Что это за документ и обязательно ли его надо оформлять?
Точных инструкций к заполнению акта нет. Вид документа может быть произвольный, но следует учитывать специфику предприятия, а так же тип и количество дел, которые передаются.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. По необходимости допускается приложить к нему и другие важные документы – чаще всего это подробные описи. Тогда в акте нужно отразить ссылки на описи, а не перечислять названия всех бумаг (для экономии времени).
Шаг 7. Составление и подписание акта приема-передачи дел
Образец подобного акта отличается от простого бланка приема документации. Основное отличие состоит в том, что передаваемых бумаг не очень много, поэтому их можно оформить обычным перечнем, а не таблицей.
Кроме этого проверяется правильность исчисления налогов и взносов, представления деклараций и расчетов.
При составлении акта приема-передачи бухгалтерских документов значительное внимание надо уделить бумагам, которые передаются в оригинале. В акте обязательно делают отметку об этом. Если сторона, которая приняла финансовую документацию, утратит какой-нибудь документ и попытается обвинить в этом другую сторону – в суде всегда можно доказать свою правоту.
При замене бухгалтера обязательно составляют акт приема-передачи бухгалтерских документов, в согласии с которым документацию передают новому должностному лицу. Составленный акт является юридическим официальным документом, его отсутствие может как нарушение законодательства расцениваться.
Акт приема-передачи кадровой документации
Для фиксирования такой процедуры и инвентаризации документов служит акт приема-передачи документов. Подписанный акт является документом, в котором подтверждается, что одна сторона передала документы, а другая их получила. И условия в данном акте прописываются именно таким образом, чтобы подтвердить этот факт.
Комиссия создается, если передаче подлежит большой объем документов. В состав комиссии могут включаться сотрудники бухгалтерии организации, службы внутреннего контроля (аудита), службы безопасности и прочие сотрудники.
Полномочия руководителей компаний разрешают им самим решать, когда возникает необходимость в оформлении такого документа. Зачастую его оформление осуществляется по обоюдному желанию между сторонами. Достаточно часто в этом заинтересованы все участники сделки.
Новому главному бухгалтеру необходимо четко представлять свои должностные обязанности, чтобы организовать свою работу и понять, на что обратить внимание при приеме дел от предыдущего главного бухгалтера.
Шаг 3. Инвентаризации имущества и обязательств организации
Конечно, проверить все первичные документы новому главбуху из-за их большого количества просто не реально.
К первой относятся все те бумаги и электронные файлы, которые составляются в момент совершения операции и удостоверяют факт ее совершения. Документооборот в бухгалтерии регулирует Федеральный закон о бухучете. Учетные регистры формируют на основе первичной документации, в них содержатся бухгалтерские записи и проводки. Кроме того, они служат для регистрации первички.
В первый столбик нужно внести порядковый номер передаваемого документа в данной таблице, во второй – полное наименование, в третий – дату его составления, в четвертый – номер документа по внутреннему документообороту. В пятом столбце надо указать оригинал или копия (заверенная) передается второй организации, а шестой столбик – количество содержащихся в документе листов.
Приложение N 1. Образец акта приема-передачи документов и дел
Конечно, это не распространяется на случаи, когда обязательность применения определенной формы акта закреплена, к примеру, в договоре между сторонами.
Надо отметить, что таким актом можно пользоваться также и при оформлении услуги, когда заказчик принимает на себя ответственность за хранение важных и ценных документов на время работы.