Обязательные документы в кадровом делопроизводстве 2021

Совет

Если вы приняли или уволили кого-то с работы — отчитаться надо не позднее следующего рабочего дня. Если изменений в штатной структуре не было — нулевой отчет не сдается.

Важно!

ТК в 2021 году прямо запрещает вводить дополнительные основания для увольнения дистанционного работника и уменьшать ему зарплату

Совет

Трудовой договор на бумаге направляйте удаленному сотруднику, если он об этом попросит

Документ

Поможет вам

ТК РФ

Принимать на работу, заполнять трудовые книжки, переводить на другую работу, увольнять, составлять все обязательные кадровые документы. А также оформлять отпуск, командировку, переводить совместителя на основное место работы и обратно, отправлять в декрет, отстранять от работы

КоАП РФ

Избегать штрафов за нарушения трудового законодательства

Сфера регулирования

Наименование нормативного акта

Общие вопросы трудового права

Основные правила и принципы отношений между работником и работодателем, порядок оформления кадровых процедур, предоставления гарантий, компенсаций, в том числе отдельным категориям сотрудник

Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря пы регулирования трудовых 2001 г. № 197-ФЗ (далее – ТК РФ)

Кадровое делопроизводство

Порядок оформления кадровых документов (приказов № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» по личному составу, штатного расписания, графика отпусков и др.)

Статья 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 (если работодатель продолжает их применять в соответствии с локальным актом)

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Госкомстата России от 3 марта 2003 г. № 65-ст

Правила ведения, хранения и учета трудовых книжек

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225

Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69

Создание в организации архива в соответствии с правилами учета, хранения, комплектования и использования архивных документов

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом России от 25 августа 2010 г. № 558

Больничные листы

Порядок заполнения листа временной нетрудоспособности, оформления отпуска

Федеральный закон от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»

Приказ Минздравсоцразвития России от 26 апреля 2011 г. № 347н «Об утверждении формы бланка листка нетрудоспособности»

Персональные данные

Работа с персональными данными работников организации

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»

Воинский учет

Ведение воинского учета в организации, права и обязанности руководителей и ответственных лиц в области воинского учета

Федеральный закон от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»

Положение о воинском учете, утвержденное постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. № 719

Методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях, утвержденные Генштабом Вооруженных Сил РФ 11 апреля 2008 г.

Взаимодействие с ПФР

Порядок и размеры начисления страховых взносов в Пенсионный фонд на обязательное пенсионное страхование работников

Федеральный закон от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»

Взаимодействие с ФМС России

Процедура оформления разрешения на работу, регулирования труда с сотрудниками- иностранцами

Федеральный закон от 25 июля 2002 г. № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации»

Готовимся к 2021 году: кадровые мероприятия

Согласно Википедии:

Приказ — в административном праве вид акта управления, волевое властное официальное распоряжение руководителя, отданное в пределах его должностных полномочий и обязательное для исполнения подчиненными.

В государственных компаниях правильность ведения документации (в том числе и приказов по кадрам и основной деятельности) регламентируется следующими документами:

— ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивные дело»
— Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»)
— Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»
— Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

В коммерческих организациях все немного проще. Согласно Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», начиная с 1 января 2013 года, каждая компания вправе самостоятельно разрабатывать любые документы. При этом совершенно не важно, внесены ли они в альбом унифицированных форм документов или нет. Важным условием является присутствие в бланке обязательных реквизитов, таких, как: название документа, название компании, вид документа, дата его составления, описание производимой кадровой операции с указанием величины ее измерения (денежное или натуральное выражение). Также, согласно п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, в обязательном порядке указываются ответственные лица, их место в организации, подписи, сопровождаемые расшифровкой инициалов и фамилии. За исключением уточнения подписи, правила оформления первичных документов практически не изменились.

В каждой компании есть распоряжения руководителя, связанные с деятельностью компании и требующие официального оформления. Как правило, их ведет секретарь компании. Но когда к нам приходят проверяющие органы, они запрашивают определенные приказы, которые являются обязательными в компании. И вот тут кроется большой риск для компании. Все мы знаем, что часто руководитель издает приказы, которые идут вразрез с действующим законодательством.
Например: как руководитель я была обязана выходить на работу в праздничные дни по графику и это не оплачивалось. Это называлось «дежурство». Но, как мы знаем, эти дни должны быть оплачены в двойном размере, что не происходило. Увидев такой приказ, сотрудник трудовой инспекции обязательно проверит в бухгалтерии начисления за эти дни.

Кроме того, мы подписываем у руководителя приказ о введении в действие штатного расписания, и копия этого приказа должна остаться у секретаря (если приказы лежат в секретариате). Это прямое нарушение Закона о персональных данных.
Хочу заострить ваше внимание на том, что приказы на подпись генеральному директору (руководителю) мы с вами носим лично (или начальник отдела кадров). Никогда не оставляйте папку с приказами в секретариате «на подпись». Всегда дожидайтесь окончания визирования документов руководителем и забирайте их лично.
Я рекомендую в отделе кадров (в отделе персонала) завести отдельные папки: для приказов по кадрам, для приказов по отпускам, для приказов по командировкам и приказы по основной деятельности. Последняя папка как раз будет содержать приказы руководителя, касающиеся работников, и обязательные приказы.

Какие папки приказов будем формировать?

1. Приказы по личному составу (по кадрам):
— о приеме на работу,
— о переводе на другую работу (перемещении)
— об увольнении
2. Приказы о командировках.
3. Приказы о предоставлении отпуска
4. Приказы по основной деятельности компании
— о дисциплинарных взысканиях,
— о совмещении,
— о поощрении,
— об установлении надбавки к окладу,
— об изменении персональных данных работника,
— о присвоении разрядов, классности,
— об изменении условий труда,
— обязательные приказы.

Приказы формируются по срокам хранения. Приказы по кадрам (прием, перевод, увольнение) хранятся в компании 50 или 75 лет, приказы по отпускам и командировкам – 5 лет. Затем, составляется акт и приказы уничтожаются.
Приказы по кадрам, как мы уже говорили ранее, могут вестись в свободной форме (с учетом обязательных реквизитов) или в формах, утвержденных Госкомстатом. На мой взгляд эти приказы достаточно удобны и не требуют изменений.
Обязательные приказы по основной деятельности я бы хотела рассмотреть подробнее. Кстати, эти приказы запрашиваются при проведении любых проверок, поэтому, я рекомендую их издать и сделать копию, положив в отдельную папку, чтоб не запрашивать при необходимости из архива.

1. Приказ об утверждении используемых форм документов. Образец этого приказа можно посмотреть ниже.

Даже если вы в работе используете унифицированные формы документов, необходимо это зафиксировать в приказе. К этому приказу необходимо приложить образцы всех форм, о которых идет речь. Или образцы форм, разработанных в компании. Кстати, этим же приказом можно утвердить и форму трудового договора компании.

На наших занятиях студенты часто задают вопрос: изучив материал курса, поняли, что договор требует доработки. Можно ли переподписать договоры с работниками заново?

Нет. Договор заключается один раз. Необходимые дополнения вносим дополнительным соглашением, а вот с вновь принятыми работниками можно заключить уже новые формы трудовых договоров с внесенными поправками и утвержденные приказом.

• Локальные акты организации. Обязательные и факультативные
  • Обязательные локальные нормативные акты и документы
  • Факультативные локальные нормативные акты и документы
  • Штатное расписание и график отпусков
• Документы, оформляющие отношения с работниками и содержащие информацию о них
  • Договоры: трудовой и гражданско-правовой
  • Личная карточка (форма Т-2)
  • Подсчет страхового стажа
  • Личное дело
  • Военно-учетный стол
  • Трудовая книжка
  • Приказы и сопутствующие документы, которые готовит кадровая служба
  • Регистрация кадровых документов
• Номенклатура дел и подготовка документов к архивному хранению
  • Цель создания, задачи и организация деятельности архива
  • Составление номенклатуры дел
  • Формирование дел
  • Подготовка дел к архивному хранению
  • Проведение экспертизы ценности документов
  • Оформление дел
  • Составление описей дел
  • Порядок уничтожения дел
  • Передача документов по личному составу на хранение в государственные или муниципальные архивы
• Заключение

Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий.

Документом называется материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Кроме того, атрибутивной функцией документа является способность его служить доказательством. Поэтому документ — это важнейший инструмент эффективного управления. Отражением эффективных взаимоотношений юридических лиц с государством, структурами гражданского общества, отдельными лицами, другими представителями бизнеса является документационное обеспечение управления, или делопроизводство.

Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Делопроизводство реализуется во всех структурных подразделениях юридического лица, работающего с документами.

Правила ведения делопроизводства в организациях устанавливаются в общегосударственном масштабе преимущественно в форме государственных стандартов России, типовых инструкций или правил, положений по делопроизводству, унифицированных форм документов, типовой номенклатуры дел, установления типовых сроков хранения документов, правил хранения и утилизации документов. Перечисленные выше документы разрабатываются специально уполномоченными государственными организациями в соответствии с действующим законодательством. В отдельно взятой организации делопроизводство регулируется разработкой собственной инструкции по делопроизводству или стандарта организации, которая утверждается первым лицом предприятия в качестве нормативного правового акта, обязательного для исполнения работниками всех уровней. Разработка инструкции и контроль над выполнением ее положений возлагается на службу делопроизводства.

Грамотное управление персоналом невозможно без отлаженной системы кадрового делопроизводства, которое является неотъемлемой частью любой организации (предприятия, учреждения) независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой системы.

Каждый руководитель должен учитывать, что недопустимо отсутствие кадровой документации, отражающей трудовую деятельность и подтверждающей трудовой стаж работника, необходимый для начисления пенсии. Именно руководители организаций и предприятий несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся на предприятии.

Современное законодательство требует оформления большого количества документов, фиксирующих различные аспекты трудовых отношений работника и работодателя. Для того чтобы правильно оформить документ, необходимо определить, к какой группе документов или системе документации он относится.

Для осуществления функции управления кадрами и решения кадровых задач на предприятии создается самостоятельное структурное подразделение или назначается желательно освобожденный от других видов работ специальный сотрудник, организующий весь процесс управления кадрами совместно с руководством организации.

Предложенная вашему вниманию книга основана на личном опыте организации кадрового документооборота практически «с нуля» на уже функционирующем государственном предприятии.

С советских времен сложилось позитивное мнение о том, что в кадровых службах государственных учреждений и предприятий сохраняются многолетние традиции обязательного и строгого ведения кадровой документации, а в коммерческих организациях недооценивают роль документации по личному составу, нередко она вообще отсутствует или находится в неудовлетворительном состоянии. Действительно, руководители коммерческих организаций часто не считают необходимым создание отдельного структурного подразделения по учету кадров. Обязанности по оформлению трудовых книжек сотрудников и издание минимума приказов возлагают на секретарей или бухгалтеров, которые из-за большого объема основной работы ведут кадровое делопроизводство с нарушениями требований Трудового кодекса Российской Федерации, Инструкции по ведению трудовых книжек, не выполняют и не учитывают требований архивных органов к кадровой документации. Однако и в бюджетных организациях работа по учету, к сожалению, далеко не всегда поставлена как следует.

Занимаясь работой с персоналом, понимаешь, что правильная организация кадрового делопроизводства на предприятии требует знания большого количества нормативных материалов, умения ориентироваться в изменениях в законодательстве и новых формах применяемых документов.

Эта книга содержит подборку актуальных нормативных материалов в помощь как специалисту-кадровику, занимающемуся кадровым делопроизводством, так и секретарю, решающему кадровые вопросы своей компании.

Необходимо уметь работать с кадровой документацией, стремясь при этом защитить интересы работодателя и не ущемить интересы работника, т.к. жизнь постоянно напоминает, что правовая грамотность и самоуважение людей в наше время все больше возрастают. Появляется все больше источников юридических знаний по трудовым вопросам. Поэтому необходимо быть грамотным кадровым работником, умеющим вести работу по документационному обеспечению управления персоналом, не нарушая прав и не ущемляя интересов обеих сторон.

• Свежие
• Посещаемые

Некоторые упомянутые нами документы являются нормативными, то есть обязательными для всех, а некоторые являются методическими, носят рекомендательный характер. В статье мы не будем акцентировать особое внимание на том, что положения одного документа соблюдать нужно обязательно, а другого – нет. Ограничимся лишь основными соответствующими пометками. В делопроизводстве все взаимосвязано, и в конечном итоге выполнять только обязательные предписания не получится. Приведем пример: для обычной коммерческой организации обязательно выполнять только положения документов по архивному делу. ГОСТы, Примерная инструкция по делопроизводству и весь остальной пул документов носят рекомендательный или вовсе справочный характер. Однако невозможно правильно архивировать документы, игнорируя процессы документирования и документооборота. Для хранения нам нужно знать вид и разновидность документа (это документирование), а также вовремя получить его в архив (это документооборот). Вот и получается, что разделение на обязательные и необязательные регламентирующие документы в делопроизводстве – условное. Знать и выполнять приходится все.

• Деловое письмо в 2020 году: как создавать, согласовывать и хранить

• Как в 2020 году создавать, согласовывать и хранить документы: акт

• Как в 2020 году создавать, согласовывать и хранить документы: инструкция

• Как закрыть делопроизводственный год

Производственный календарь на январь 2021 с изменениями

Обязательные кадровые документы

Производственный календарь на 2021 год

Праздники в 2021 году. Как отдыхаем?

График отпусков на 2021 год

Трудовые отношения между работником и работодателем начинаются с документов, сопровождающих прием на работу. Каким будет оформление документов при приеме на работу в 2021 году, расскажем в нашей статье.

Напомним, что завершить сбор заявлений о выборе способа ведения нужно было до 31 декабря прошлого года включительно. Работникам, которые отказались от ведения бумажной трудовой книжки, надо было вернуть ее, а остальным — продолжать вести одновременно с электронной трудовой книжкой (далее — ЭТК).

В новом году к работодателю могут обратиться лица, у которых не было возможности подать такое заявление до 31 декабря 2020 (п. 6 ст. 2 Федерального Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ):

• работники, не исполняющие трудовые обязанности за которыми сохранено место работы:
• на период отпуска или временной нетрудоспособности (например, отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком);
• на период отстранения от работы в случаях, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ;
• лица имеющие трудовой стаж, но по состоянию на 31 декабря 2020 не состоявшие в трудовых отношениях.

Обратите внимание, что данный список является открытым.

Указанные выше лица вправе сделать это в любое время, подав работодателю заявление по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве (Письмо Минтруда России от 12.08.2020 № 14-2/ООГ-12933).

С 2021 не нужно оформлять бумажные трудовые книжки тем, кто впервые будет устраиваться на работу. Законодатель не предусмотрел для этой категории права выбора, поэтому работодатель может вести на них только ЭТК (п. 8 ст. 2 Федерального Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

К вам могут приходить устраиваться на работу лица, которые отказались от ведения бумажной трудовой книжки на прошлом месте работы, свидетельствовать об этом будет сделанная в ней запись. В этом случае продолжать вести бумажную трудовую книжку не надо, так как информация об отказе бывшем работодателем уже передана в ПФР, поэтому вернуться к ведению бумажной трудовой книжке на новом месте работы будет невозможно. Разъяснения по этому вопросу приведены Минтрудом России в Письме от 03.07.2020 № 14-2/ООГ-10180.

В начале года кадровику надо собрать заявления о выборе способа ведения трудовой книжки с сотрудников, которые в январе 2021:

• вышли на работу после болезни, из отпуска, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком;
• устроились к вам на работу, имеют трудовой стаж, и не работали на 31 декабря 2021.

Напомним, что работникам нет необходимости каждый год писать заявления на предоставление стандартных вычетов по НДФЛ на себя, детей и студентов. Вам достаточно получить одно заявление, которое и будет являться основанием для предоставления вычетов в течение нескольких лет.

В новом году написать заявление следует только работникам, у которых:

• в заявлении прошлого года указан конкретный налоговый период — календарный год;
• изменились обстоятельства получения вычета, например, 18-летний ребенок стал студентом, родился еще один ребенок.

А вот справку с места учебы для получения вычета на студента работник должен предоставлять ежегодно, в ней должны быть указаны период и форма обучения (Письмо Минфина от 21.07.2020 № 03-04-05/63596).

В начале года кадровику надо собрать заявления на стандартные вычеты с сотрудников:

• указавших в заявлении прошлого года налоговый период — 2020 год;
• у которых изменились обстоятельства получения вычета;
• устроившихся к вам на работу в новом году.

С тех, кто придет к вам на работу не с начала года, кроме заявления и обычных документов подтверждающих право на вычет, надо справку о доходах с предыдущего места работы.

В прошлом году утвердить график отпусков следовало до 17 декабря 2020 (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). В графике отпусков надо было указать всех работников, которые состояли с организацией в трудовых отношениях на день его утверждения, даже тех, кто уволился до конца года (Письмо Минтруда России от 09.04.2020 № 14-2/В-395).

Работодатель не обязан вносить изменения в утвержденный график отпусков при приеме новых работников, поскольку такой порядок трудовым законодательством не установлен, а отсутствие таких изменений не может являться основанием для привлечения к административной ответственности.

На практике этот вопрос решается двумя способами:

• никакие изменения в действующий график отпусков не вносятся, а новый работник при желании уйти в отпуск просто пишет заявление о предоставлении отпуска и согласовывает его с руководителем (ч. 1 ст. 123 ТК РФ);
• к действующему графику отпусков оформляется приложение по унифицированной форме № Т-7 куда включаются сведения об отпусках новых работников. Приложение утверждается в том же порядке, что и график.

Вы можете закрепить выбранный вами способ в локальном правовом акте, но делать это не обязательно, так как это право, а не обязанность работодателя.

Включать в график отпусков новых сотрудников надо только в случае, если такой порядок установлен локальным актом вашей организации.

Сразу скажем, что в СЗВ-М включать самозанятых исполнителей по ГПД не нужно, т.к. ваша компания не является в отношении этих лиц страхователем (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ, п. 1 ст. 419 НК РФ.)

Напомним, что сведения о застрахованных физических лицах, работающих по ГПД, надо отражать в СЗВ-М за все периоды действия договора, независимо от подписания акта и оплаты.

Внутри компании организуйте документооборот так, чтобы информация обо всех сделках с физическими лицами, работающих по ГПД была у сотрудника ответственного за подготовку и сдачу СЗВ-М.

Постановление Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п) устанавливает следующие сроки для подачи СЗВ-ТД в 2021 году:

• при приеме на работу или увольнении — следующий рабочий день после издания приказа;
• при прочих кадровых мероприятиях (перевод, например) или изменения способа ведения трудовой книжки (для тех, кто ранее оставил бумажный вариант) — 15 число следующего месяца.

Если численность работников 25 человек и больше, сдавать СЗВ-ТД нужно в электронном виде. Если меньше, то можно сдать бумажную форму.

Обратите внимание, что с 1 января 2021 введена административная ответственность за непредставление в установленный срок формы СЗВ-ТД и представление сведений в неполном объеме или в искаженном виде (п. 8 ст. 1 Федерального закона от 01.04.2020 № 90-ФЗ). Размер штрафа для должностных лиц организации составляет от 300 до 500 руб. Данный штраф может применяться и к руководителю организации (ст. 2.4 и 15.33.2 КоАП).

С 1 января 2021 не забывайте подавать СЗВ-ТД на следующий рабочий день после издания приказа о приеме на работу или увольнении.

Обзор для кадровика за период с 01.01.2021г. по 31.01.2021г.

Некоторые упомянутые нами документы являются нормативными, то есть обязательными для всех, а некоторые являются методическими, носят рекомендательный характер. В статье мы не будем акцентировать особое внимание на том, что положения одного документа соблюдать нужно обязательно, а другого – нет. Ограничимся лишь основными соответствующими пометками. В делопроизводстве все взаимосвязано, и в конечном итоге выполнять только обязательные предписания не получится. Приведем пример: для обычной коммерческой организации обязательно выполнять только положения документов по архивному делу. ГОСТы, Примерная инструкция по делопроизводству и весь остальной пул документов носят рекомендательный или вовсе справочный характер. Однако невозможно правильно архивировать документы, игнорируя процессы документирования и документооборота. Для хранения нам нужно знать вид и разновидность документа (это документирование), а также вовремя получить его в архив (это документооборот). Вот и получается, что разделение на обязательные и необязательные регламентирующие документы в делопроизводстве – условное. Знать и выполнять приходится все.

• Деловое письмо в 2020 году: как создавать, согласовывать и хранить

• Как в 2020 году создавать, согласовывать и хранить документы: акт

• Как в 2020 году создавать, согласовывать и хранить документы: инструкция

• Как закрыть делопроизводственный год

С 1 января 2020 года начался процесс формирования электронных трудовых книжек. Переход на новый формат сведений о трудовой деятельности стал добровольным и осуществляется только с согласия работника. То есть у работника до 31 декабря 2020 года включительно есть возможность выбрать — оставить бумажную трудовую или перейти на электронную. Дальнейшие действия работодателя зависят от этого выбора.

Пилотный проект по запуску прямых выплат из ФСС стартовал 2011 года и развивался поэтапно — каждый год к нему подключились новые регионы.

Проект предполагает, что работодатель самостоятельно рассчитывает пособие, но перечисляет лишь те суммы, которые выплачиваются за его счет — например, больничные за первые три дня.

Далее работодатель отправляет заявление ФСС, а выплату причитающейся суммы за счет ФСС выплачивает непосредственно сам фонд.

К кадровым документам индивидуального характера относятся:

• трудовой контракт (форма ТД-1);

Об оформлении контракта см. в материале «Унифицированная форма № ТД-1 — трудовой договор».

• трудовая книжка;
• распорядительный документ о приеме на работу / увольнении (формы Т-1 и Т-8 соответственно);

О применении формы Т-1 см. в материале «Унифицированная форма № Т-1 — скачать бланк и образец».

Подробнее о приказе Т-8 см. в материале «Унифицированная форма № Т-8 — бланк и образец заполнения».

• личная карточка работника (форма Т-2);

Шаблон данной формы можно найти в материале «Унифицированная форма № Т-2 — бланк и образец заполнения».

• приказ, на основании которого осуществляется перевод сотрудника (форма Т-5);

Подробнее о данной форме см. в материале «Унифицированная форма № Т-5 — скачать бланк и образец».

• распоряжение на оформление отпуска (форма Т-6).

Указанный вид документа представлен в материале «Унифицированная форма № Т-6 — скачать бланк и образец».

Среди кадровых документов общего назначения выделяются следующие:

• штатное расписание (форма Т-3);

Ее шаблон вы найдете в материале «Унифицированная форма № Т-3 — штатное расписание (бланк)».

ВАЖНО! При приеме сотрудника на работу его должность в трудовом контракте должна соответствовать штатному расписанию (письмо Роструда от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1).

• график отпусков (форма Т-7);

О графике и порядке его заполнения см. в материале «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».

• приказ об увольнении работников (форма Т-8а);
• табель, на основании которого происходит контроль количества отработанных часов и расчета зарплаты (формы Т-12 и Т-13);

О форме Т-12 см. в материале «Унифицированная форма № Т-12 — бланк и образец».

Структура табеля Т-13 рассмотрена в материале «Унифицированная форма № Т-13 — бланк и образец».

• прочие нормативные документы:
• по охране труда;
• о защите персональных данных;
• коллективный договор;
• по внутреннему распорядку;
• об оплате труда и премировании;
• о коммерческой тайне;
• журналы учета:
• трудовых книжек;
• контрактов;
• больничных листов.

ВАЖНО! Некоторые документы, обязательные в одной ситуации, могут не представлять такой же важности при других обстоятельствах. Так, например, если в контракте с сотрудником нет оговорки о коммерческой тайне, то соответствующее положение издавать нет необходимости.

Об особенности архивирования кадровых документов см. в материале «Какой срок хранения кадровых документов в организации?».

Каждая компания хочет вести достоверный учет. Это касается не только документов, отражающих хозяйственные операции, но и документов кадрового учета. В случае несоблюдения норм Трудового кодекса компания может столкнуться со штрафными санкциями, а в случае разглашения сведений из документов кадрового характера возможно даже применение уголовной ответственности.

· Штатное расписание (статья 57 ТК РФ); · Правила внутреннего трудового распорядка (статьи 56, 189, 190 ТК РФ); · Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (статьи 86, 87, 88 ТК РФ); · При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (статья 103 ТК РФ); · График отпусков (статья 123 ТК РФ); · Правила и инструкции по охране труда.

Чаще всего на средних и крупных предприятиях присутствуют специальные отделы, занимающиеся решением вопросов. Система их работы может варьироваться, в зависимости от крупности самого предприятия, количества его сотрудников и многих других факторов.

Так или иначе, сбор кадровой документации — важный элемент, без соблюдения которого на предприятия могут накладываться серьезные штрафы.

Кадровая документация распространяется на каждого сотрудника предприятия и в основном содержит примерно следующий набор документов и удостоверений:

1) Приказы руководства о приеме на работу, об увольнении, о переводе в другое отделение, о назначении командировки, о предоставлении отпускных дней и так далее;

2) Трудовая книга сотрудника;

3) Трудовой договор между сотрудников и предприятием;

4) Личное дело и (или) личная карточка сотрудника;

5) Служебные записки, объяснительные

На активном предприятии данные документы регулярно обновляются, дополняются и циркулируют между отделениями. Отсюда возникает и необходимость регистрации не только их наличия, но и их возможного движения.

Теги по материалу: Перечень документов кадровому делопроизводству, перечень документов кадровое делопроизводство 2018.

Кадровое делопроизводство — это деятельность, направленная на разработку и ведение документов, связанных с учетом персонала, рабочего времени, расчетов по оплате труда. Кадровые вопросы включают в себя следующие позиции: оформление приема на работу; внутреннее перемещение работников; увольнение; регулирование отношений между руководителем и сотрудниками; организация трудового процесса; иные.

Трудовое законодательство требует составления достаточно большого количества кадровых документов, полный перечень которых будет зависеть от организации труда работников именно в Вашей компании или ИП, а также отраслевой деятельности. В представленной ниже таблице мы предлагаем наиболее общий перечень обязательных кадровых документов, который должен быть в наличии.

Приказ (распоряжение) о приеме работника(ов) на работу (Формы Т-1, Т-1а)

Приказ (распоряжение) о переводе работника(ов) на другую работу (Формы Т-5, Т-5а)

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником(ами) (увольнении) (Формы Т-8, Т-8а)

Приказ (распоряжение) о поощрении работника(ов) (Формы Т-11, Т-11а)

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику(ам) (Формы Т-6, Т-6а)

Приказ (распоряжение) о направлении работника(ов) в командировку (Формы Т-9, Т-9а)

2. Документы, подтверждающие трудовую деятельность

Трудовые договоры и соглашения к ним

3. Информационно-расчетные документы

Личная карточка работника (Форма Т-2)

Табель учета рабочего времени (Форма Т-13)

Штатное расписание (Форма Т-3)

График отпусков (Форма Т-7)

Расчетная ведомость (Форма Т-51) и Платежная ведомость (Форма Т-53) или Расчетно-платежная ведомость (Форма Т-49)

Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (Форма Т-60)

Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Форма Т-61)

Расчетные листки на выплату заработной платы работникам

Листки о временной нетрудоспособности

Письменные уведомления работодателем работников о времени начала отпуска

Уведомления работников (об истечении срока трудового договора, о прекращении трудового договора в течение испытательного срока, о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией или сокращением штата и др.) и подтверждения о получении таких уведомлений

— командировочные удостоверения работников (Форма Т-10)

— служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (Форма Т-11)

4. Внутренняя служебная переписка

Это личные заявления работников о предоставлении отпуска, о перенесении времени отпуска, об увольнении, о приеме на работу, другие виды заявлений и иной переписки с работниками, которые принимаются в расчет при кадровом делопроизводстве.

Правила внутреннего трудового распорядка

Положение об оплате труда

Положение о премировании

Положение о защите персональных данных работников

Должностные инструкции работников

Договоры о полной материальной ответственности

Положение о коммерческой тайне

Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну

Книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним

Книга учета листков временной нетрудоспособности

Журналы ознакомления работников с внутренними локальными нормативными актами

Книга регистрации трудовых договоров

Книга регистрация кадровых приказов

Книга регистрации командировочных удостоверений

Книга регистрации служебных заданий для направления в командировку и отчетов об их выполнении

Журнал регистрации проверок контролирующих органов

Департамент кадрового учета предлагает Вам подготовку всех необходимых кадровых документов в соответствии с требованиями трудового законодательства. Чтобы узнать стоимость кадрового обслуживания для Вашей организации или ИП свяжитесь с нашим кадровым специалистом, который подготовит Вам выгодное коммерческое предложение!

Источник: проект Постановления Минтруда от 20.11.2020

Чиновники из Минтруда собираются утвердить новый бланк трудовой книжки и вкладыша в нее. Существенно менять документ не планируют, но заводить вкладыши придется реже. Ведь если постановление примут, то для записей о работе в новом бланке будет 14 разворотов вместо 10. Чтобы внести сведения о награждениях сотрудника, в трудовой останется 7 разворотов. Сейчас их 10. Во вкладыше разворотов тоже станет больше. Сейчас их 9 в разделе «Сведения о работе» и 8 в разделе «Сведения о награждении». В новой форме их будет 12 и 5 соответственно.

Порядок ведения трудовых хотят обновить, поэтому новых правил станет больше. Те правила, по которым кадровики заполняют трудовые сейчас, перестанут действовать.

Изменений много. Так, работник-совместитель сможет потребовать внести запись о своей работе по совместительству у последнего работодателя, у которого он трудился по основном месту.

Сделать он это сможет даже после увольнения. Правило будет действовать только в случае, когда работник решил, что хочет видеть в трудовой запись о работе по совместительству, но сейчас не работает.

Записи о работе по совместительству разрешат вносить в трудовую книжку как в хронологическом порядке, так и блоками — одновременно о приеме и увольнении.

Когда сотрудника будете принимать на работу дистанционно, запись будете вносить в трудовую по соглашению сторон. Такое требование уже есть в обновленной главе 49.1 ТК.

Чиновники хотят сделать и послабления для кадровиков. Например, сотрудников больше не придется просить поставить подпись под закрывающей записью. Подписи в личной карточке Т-2 в разделе с приемом и переводами тоже больше не понадобятся.

В новом порядке появятся примеры записей, которые кадровики могут вносить в трудовые. Чиновники при увольнении советуют писать в большинстве случаев «Уволен», а не «Договор расторгнут». Но можно будет не отказываться от привычных формулировок, так как они соответствуют закону.

Перестанут штрафовать за отсутствие книги учета движения трудовых книжек

Разрешат отказаться от приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них, а также книги учета движения трудовых книжек и вкладышей. Сейчас, если в отделе кадров нет этих журналов по утвержденным формам, проверяющие из ГИТ имеют право штрафовать компанию на сумму до 50 000 руб. В лучшем случае выносят предупреждение, ч. 1 ст. 5.27 КоАП.

Но полностью отказаться от учета трудовых будет нельзя. Зато вместо обязательных журналов можно будет разработать свои формы документов по учету трудовых книжек и вкладышей.

Изменят правила работы с трудовыми книжками тех, кто решил перейти на ЭТК

Сотруднику, который отказался от бумажной трудовой, выдать ее придется не позже чем через три рабочих дня с даты, когда он принес заявление с решением насчет формата трудовой книжки. Минтруд за 2020 год опубликовал несколько писем с разными рекомендациями насчет того, когда выдавать сотруднику трудовую, если он выбрал справки о трудовой деятельности.

Когда нужно выдать трудовую, в законе сейчас не указано. Минтруд три раза за 2020 год менял свою позицию. Сначала ведомство предлагало выдавать трудовую в день подачи работником заявления о переходе на электронную трудовую.

Чиновники решили, что отдать работнику трудовую книжку кадровик должен в течение трех рабочих дней после того, как работодатель получил от сотрудника заявление.

Минтруд вернулся к первоначальному мнению: даты приема заявления о переходе на электронную трудовую книжку и выдачи бумажной трудовой книжки должны совпадать.

Запись для такого случая тоже решили изменить. Она станет короче. Вариант записи, который указали в проекте постановления: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».

Список документов, представляемых будущим сотрудником при заключении трудового контракта, приводится в ст. 65 ТК РФ. Эти документы являются обязательными. Их можно условно разделить на 2 группы. Первая — это документы, которые обязан представить любой работник любому работодателю. Вторая — документы, которые должен представить работник, имеющий определенный статус, или документы, обязательно запрашиваемые нанимателем в связи с особенностями предлагаемой работы.

К первой группе относятся:

• паспорт или иное удостоверение личности;
• трудовая книжка;
• СНИЛС.

ВНИМАНИЕ! С 01.04.2019 работник может предоставить либо страховое свидетельство, либо электронный документ — подтверждение регистрации в системе персучета.

К документам, которые требует наниматель в связи с неким особым статусом работника или особенностями деятельности, относятся:

• документы воинского учета (для военнообязанных и подлежащих призыву);
• диплом, сертификат об образовании, присвоенной квалификации (для исполнителей, которым по должности необходимы специальные знания и навыки);
• справка об отсутствии судимости, уголовного производства в отношении работника по установленной форме (для привлечения к работе, исполнителями которой не могут быть граждане, имеющие судимость или прецедент уголовного преследования).

Некоторые из перечисленных позиций нуждаются в дополнительных комментариях.

Похожие записи:

• Закон о потере кормильца 2021
• Если Продал Машину В Январе То Когда Подавать Декларацию
• Сезон охоты на дичь 2021