Ила ведения документов на предприятии
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Ила ведения документов на предприятии». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Проверка правильности оформления документа и редактирование/корректировка текстов осуществляется сотрудниками канцелярии.
В практической деятельности делопроизводительных служб наибольшее распространение получили две формы регистрации документов — журнальная и карточная. В настоящее время начинает внедряться также автоматизированная форма регистрации.
Само слово «документ» происходит от латинского «docēre» (доказывать). Отсюда вытекает и его основное назначение — подтверждать те или иные факты.
Автоматизация документооборота: что это такое
Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов.
Документооборот — это процесс движения официальных бумаг, начинающийся в момент их получения или создания и завершающийся при отправке или исполнении.
Это – ответственность перед учредителями / собственниками за организацию деятельности и ответственность в соответствии с действующим законодательством, в том числе и перед государственными контролирующими органами.
Прежде всего нужно уяснить, что за документальный фонд организации отвечает ее первый руководитель. Но может ли быть привлечен к ответственности непосредственный иполнитель, на которого документально возложена обязанность по ведению делопроизводства (например, за ошибки в трудовых книжках, в работе с обращениями граждан, за сохранность бухгалтерских документов)? Здесь ответ не всегда однозначен.
Несмотря на важность этого вопроса, в современном российском законодательстве до сих пор не существует специального нормативного акта, посвященного бухгалтерскому документообороту.
Прием и первичная обработка документов проходят централизованно в службе делопроизводства (экспедиции). Также документы может принимать специально выделенный работник канцелярии или секретарь.
Однако свободный выбор формы в данном случае не означает, что порядка документооборота в бухгалтерском учете вообще не существует. Есть перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать в себе любой учетный документ.
Например, для оперативности письмо было направлено факсом, а затем пришел оригинал письма или одно и то же письмо было передано из одного подразделения в другое.
Например, если водитель-экспедитор вовремя не передал накладные в бухгалтерию, то впоследствии это придется исправлять как ошибку, потому что в целом для организации это не новая информация, а новая она только для бухгалтера, получившего документ с опозданием.
Должность эта не требует наличия специального образования, и часто на нее принимают соискателей с минимальным опытом работы. Но ведение документооборота – дело ответственное и важное, от его точности и правильности во многом зависит успешная работа предприятия.
Документы допускается регистрировать в журнале или на карточках (на бумажных носителях или в электронном виде).
Если имеется значительное повреждение упаковки или выявлено отсутствие важных документов, то составляют акт в произвольной форме (один экземпляр направляют отправителю, другой прикладывают к полученным документам).
Организационно-распорядительные документы издаются уполномоченным лицом для инициации, утверждения или квалификации какого-либо события (факта, действия) текущей деятельности организации и (или) предписания отдельным лицам или подразделениям совершить определенные действия.
Что такое документооборот и зачем он нужен
Документы как создаются внутри организации, так и поступают извне. Львиная доля документов — первичка, которая обязательно должна пройти через бухгалтерию. И порой бухгалтеру приходится буквально «вытрясать» из других подразделений эти документы. Мы расскажем, как организовать документооборот, чтобы документы попадали в бухгалтерию вовремя.
Первичная обработка документов заключается в проверке правильности доставки писем. Вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции (с пометкой «лично»). Затем необходимо проверить правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов документа, наличие приложений к ним.
Прежде всего требуется определиться в отношении единых правил работы с документами. Лучше всего закрепить их в инструкции по делопроизводству.
Положення про документи і документообіг в бухгалтерському обліку : Положення; Органи влади СРСР від 29.07.1983 № 105 // База даних «Законодавство України» / Верховна Рада України.
Второй документ предназначен для применения прежде всего в федеральных органах исполнительной власти. Вместе с тем службы делопроизводства организаций любых форм собственности и направлений деятельности могут использовать его как нормативную основу, поскольку на сегодняшний день альтернатив этому документу не существует.
Количественному учету подлежат все без исключения документы — поступившие (в том числе нерегистрируемые), отправляемые и внутренние. Ежедневный учет осуществляется при обработке поступивших и отправляемых документов.
Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства– возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.Основой структуры любого документооборота является документ.
Чтобы распределить ответственность за оформление и передачу служебных записок или справок, внутри каждого подразделения назначьте ответственного.
Порядок документооборота на предприятии устанавливают в инструкции по делопроизводству, регламентах работы с документами, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях.
После анализа и обобщения данные об объеме документооборота передают руководителю предприятия в установленном им порядке.
При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров (индексов). Для внутренних документов и коммерческих контрактов, как правило, используется порядковая нумерация. Порядковый нумерационный номер присваивается по журналу, начиная с №1 (или № 01) с первого января каждого года по 31 декабря.
Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации. На основании этих документов осуществляется деятельность организации в целом, отдельных подразделений и каждого отдельно взятого работника.
Планово-отчетная документация обеспечивает планирование деятельности организации, что позволяет ставить цели и рассчитывать ресурсы для развития и распределения по целям и задачам. Все планово-отчетные документы составляются на определенный период и включают различные зарегистрированные данные.
Будемо вдячні!», badbrowser: «Ваш броузер не підтрумує функцію виділення помилок!», toobig: «Ви визначили занадто великий обсяг тексту!», subject: «Орфографічна помилка», docmsg: «Адреса сторінки», thanks: «Повідомлення відправлено.
Для этого готовят инструкцию которая определяет основные правила подготовки, оформления, контроля исполнения и организации работы с документами в компании.
Эта категория «первички» не выводится на бумажные носители, а направляется адресату как внутри, так и вне компании по телекоммуникационным сетям. Для подтверждения достоверности также используется подпись.
Принятые документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа их получения. При регистрации на документе должна быть проставлена отметка о поступлении документа в компанию, состоящая из даты получения и регистрационного номера.
Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации централизовано экспедицией, специально выделенным работником канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции. Документы сортируют на регистрируемые и нерегистрируемые.
Предварительное рассмотрение и распределение поступивших документов выполняются наиболее квалифицированными сотрудниками документационной службы (заведующий канцелярией, референтом), которые хорошо знают структуру организации, функции структурных подразделений, круг должностных обязанностей руководителей и специалистов.
Кстати, график документооборота — это часть системы внутреннего контроля, и каждая организация должна наладить внутренний контроль хозяйственной деятельности. Вся корреспонденция вскрывается, кроме писем с пометкой «Лично». После вскрытия конверта проверяются правильность вложения и его целостность, т. е. наличие всех страниц документа и всех приложений, для факса также проверяется как общее количество полученных страниц, так и их читаемость.
Понятие документооборота 2. Общая структура документационного обеспечения управления 3. Классификация документов 4. Нормативная база делопроизводства 5. Автоматизация документооборота 6.
В целом по предприятию график документооборота составляют на основании соответствующих графиков его подразделений.
Но следить за процессом ликвидации контрагента бухгалтер не обязан просто потому, что это не его задача. Значит, о ликвидации должен сообщить работник, в сферу компетенции которого входит работа с кредиторской задолженностью. И таких ситуаций множество.
Годовой объем документооборота является исходной величиной для расчета численности работников службы документационного обеспечения, выбора средств механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных работников.
Секретарь–референт должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Такие документы составляют примерно 20% всей документации. Эти документы складываются в специальную папку для последующего доклада руководителю.