Требования предъявляемые к электронным документам

Краткое наименование страны по МК (ИСО 3166) 004-97

Код страны
по МК (ИСО 3166) 004-97

Сокращенное наименование национального органа по стандартизации

Армения

AM

Минэкономики Республики Армения

Казахстан

KZ

Госстандарт Республики Казахстан

Киргизия

KG

Настоящий стандарт устанавливает общие требования к выполнению электронных конструкторских документов изделий всех отраслей промышленности.

На основе настоящего стандарта могут быть разработаны стандарты с учетом особенностей применения и обращения различных видов электронных конструкторских документов.

4.1 ДЭ выполняют на стадии разработки изделия и применяют на всех последующих стадиях жизненного цикла изделия. ДЭ получают с помощью программно-технических средств в результате автоматизированного проектирования (разработки) или преобразования документов, выполненных в бумажной форме, в электронную форму.

4.2 ДЭ состоит из двух частей: содержательной и реквизитной.

4.2.1 Содержательная часть состоит из одной или нескольких ИЕ (файлов), содержащих необходимую информацию об изделии. Содержательная часть может состоять раздельно или в любом сочетании из текстовой, графической, мультимедийной информации.

4.2.2 Реквизитная часть состоит из структурированного (сгруппированного) по назначению набора реквизитов и их значений. Номенклатура реквизитов ДЭ — по ГОСТ 2.104. В реквизитную часть ДЭ допускается вводить дополнительные реквизиты с учетом особенностей применения и обращения ДЭ. Номенклатуру дополнительных реквизитов, правила выполнения и отображения их в визуально воспринимаемом виде устанавливает организация — разработчик ДЭ*.

Для документов на изделия, разрабатываемые по заказу Министерства обороны, номенклатура дополнительных реквизитов должна быть согласована с заказчиком (представительством заказчика).

Приложение Б
(справочное)

Приложение В
(справочное)

В.1 Правила выполнения информационно-удостоверяющего листа

В.1.1 УЛ используют для сопровождения выпуска одного документа, нескольких документов или основного комплекта документов при условии, что в комплект входят все документы в форме ДЭ.

В.1.2 Если УЛ выпускают на один ДЭ, то ему присваивают обозначение ДЭ на это изделие с добавлением кода УЛ (например, АБВГ.ХХХХХХ.ХХХЭСБ-УЛ).

Если УЛ выпускают на комплект документов, записанных в спецификацию, ведомость технического предложения или ведомость технического (эскизного) проекта, то ему присваивают обозначение спецификации или соответствующей ведомости с добавлением через дефис кода УЛ (например, АБВГ.ХХХХХХ.ХХХ-УЛ; АБВГ.ХХХХХХ.ХХХТП-УЛ).

В.1.3 Допускается присваивать обозначения УЛ иным способом, при этом правила присвоения обозначений УЛ устанавливает организация-разработчик. Для документации на изделия, разрабатываемые по заказу Министерства обороны, правила присвоения обозначений УЛ согласуются с заказчиком (представительством заказчика).

В.1.4 В УЛ указывают обозначения ДЭ, которые он удостоверяет, фамилии и подлинные подписи лиц, разработавших, проверивших, согласовавших и утвердивших соответствующий ДЭ. Подписи лица, разработавшего ДЭ и УЛ, и нормоконтролера являются обязательными.

В.1.5 УЛ рекомендуется выполнять в соответствии с рисунком В.1 на листах формата А4, А5 по ГОСТ 2.301. Общие требования к выполнению — по ГОСТ 2.004. Пример выполнения УЛ для двух документов на одном листе приведен на рисунке В.2.

(Поправка)

Требования к электронным документам

1. Настоящая Методика разработана в целях определения и систематизации методов и средств, применяемых при создании и описании требований к электронному виду документов, используемых, в том числе, при совершении таможенных операций в Евразийском экономическом союзе (далее — Союз).

2. Для целей настоящей Методики используются понятия, которые означают следующее:

«атрибут» — дополнительная характеристика, уточняющая значение свойства некоторого объекта. Для типов данных и элементов данных атрибуты описываются в виде контекстных характеристик;

«графа документа» — часть документа на бумажном носителе, в виде отдельного раздела (пункта), имеющая номер и (или) наименование;

«диапазон значений» — множество возможных значений определенного типа;

«правило формирования реквизита структуры электронного вида документа» — требование, однозначно определяющее все возможные значения реквизита электронного вида документа, кодифицированное и сформулированное в соответствии с настоящей Методикой, отвечающее требованиям нормативных актов, определяющих заполнение этих документов, сведениям нормативно-справочной информации и непротиворечащее значениям иных реквизитов;

«пространство имен» — однозначно идентифицируемая совокупность логически связанных объектов модели, определяющая множество допустимых уникальных имен;

«регулярное выражение» — шаблон, описанный на формальном языке поиска и осуществления манипуляций с подстроками в тексте;

«реквизит структуры» — единица данных электронного вида документа, которая в определенном контексте считается неразделимой. По отношению к модели данных реквизит структуры представляет собой элемент данных, включенный в состав структуры электронного документа;

«структура электронного вида документа» — состав реквизитов электронного вида с указанием их иерархических связей;

«техническая схема» — описание структуры документа на формальном языке, например, на языке описания XML Schema;

«шаблон» — строка-образец, устанавливающая ограничение лексического пространства значений реквизита (атрибута);

«XML-документ» — совокупность данных, соответствующая требованиям расширяемого языка разметки XML (eXtensible Markup Language), рекомендованного Консорциумом Всемирной паутины (W3C);

«XML-схема» — описание структуры документа, приведенное на языке XML Schema;

«XML Schema» — язык описания структуры XML-документа, позволяющий описать структуру и ограничения содержимого документа в формате XML;

«XSLT-преобразование» — программный код, написанный на расширяемом языке преобразований таблиц стилей XSLT (eXtensible Stylesheet Language Transformations), предназначенный для выполнения преобразований документов, представленных в формате XML.

Иные понятия, используемые в настоящей Методике, применяются в значениях, определенных Договором о Евразийском экономическом союзе от 29 мая 2014 г. (далее — Договор о Союзе), Таможенном кодексом Евразийского экономического союза (далее — Кодекс), а также в значениях, определенных Методикой анализа, оптимизации, гармонизации и описания общих процессов, утвержденной Решением Коллегии Евразийской экономической комиссии от 9 июня 2015 г. N 63 (далее — Методика анализа) и Положением о Модели данных Евразийского экономического союза, утвержденным Решением Коллегии Евразийской экономической комиссии от 26 декабря 2017 г. N 190 (далее — Положение о модели данных Союза).

3. Настоящая Методика может быть использована:

Евразийской экономической комиссией (далее — Комиссия) и уполномоченными органами государств — членов Евразийского экономического союза (далее соответственно — уполномоченные органы государств-членов, государства-члены) при разработке требований к электронному виду документов;

заинтересованными лицами при формировании электронного вида документов.

4. Настоящая Методика рекомендуется к использованию при разработке требований к электронному виду документов, в отношении которых Комиссия наделена соответствующей компетенцией в соответствии с Договором о Союзе, Кодексе, а также актами и международными договорами, составляющими право Союза.

Положения настоящей Методики рекомендуются к использованию при разработке требований к электронному виду документов, используемых при информационном взаимодействии в других областях, входящих в компетенцию Комиссии.

Положения настоящей Методики рекомендуются к использованию уполномоченными органами государств-членов при разработке требований к электронному виду документов, относящихся к компетенции государств-членов.

5. Требования к электронному виду документов, разработанные в соответствии с настоящей Методикой, включают в себя:

требования к структуре электронного вида документа;

требования к формированию реквизитов структуры электронного вида документа.

6. Положения настоящей Методики в части разработки требований к формированию реквизитов структуры электронного вида документа должны применяться к электронному виду документов, структура которого разработана с учетом настоящей Методики, а также могут применяться к ранее разработанным и утвержденным Комиссией описаниям структур электронного вида документов.

11. Основными принципами разработки требований к электронному виду документов являются:

а) принцип пропорциональности, в соответствии с которым разработка требований осуществляется в объеме, необходимом и достаточном для формирования электронного вида документа в соответствии с требованиями нормативных актов;

б) принцип практической осуществимости, в соответствии с которым каждое требование должно быть описано достаточно детализировано и точно, чтобы можно было оценить соответствие электронного вида документа этому требованию без дополнительных разъяснений;

в) принцип полноты охвата, в соответствии с которым при разработке требований должны учитываться все требования всех видов требований к электронному виду документов, приведенные в нормативных актах.

12. Комплекс работ по разработке требований к электронному виду документов включает следующие этапы:

разработка требований к структуре электронного вида документа,

разработка требований к формированию реквизитов электронного вида документа.

13. Разработка требований к структуре электронного вида документа включает следующие этапы:

разработка (доработка) и описание структуры электронного вида документа,

разработка технических схем электронного вида документа.

14. Разработка требований к формированию реквизитов электронного вида документа включает следующие этапы:

разработка правил формирования реквизитов структуры электронного вида документа,

описание набора разработанных правил,

формализация разработанных правил.

15. Разработка (доработка) структуры электронного вида документа включает в себя:

анализ требований к электронному виду документа;

доработку (создание) структуры электронного вида документа;

формирование описания структуры электронного вида документа;

разработку технических схем электронного вида документа.

16. Разработка (доработка) структуры электронного вида документа осуществляется в соответствии с требованиями Методики анализа и Положения о модели данных Союза.

17. Технические требования к форме описания структуры электронного вида документа приведены в Приложении 1 к настоящей Методике. Формирование описания структуры электронного вида документа осуществляется с учетом требований Методики анализа.

18. Действие настоящей Методики не распространяется на формирование требований к разработке технических схем электронного вида документа, осуществляемой в соответствии с Положением о модели данных Союза.

19. Разработка и описание правил формирования реквизитов структуры электронного вида документов (далее — правила формирования) осуществляется в соответствии с настоящей Методикой на основе права Союза и (или) законодательства государств-членов.

20. Правила формирования, формулирующие требования, установленные правом Союза (включая особенности указания сведений в отдельных государствах-членах, установленные правом Союза), разрабатываются и описываются Комиссией в соответствии с положениями настоящей Методики.

Правила формирования, устанавливающие особенности государства-члена для отдельных реквизитов структуры электронного вида документа, утвержденного Комиссией, формулируются и описываются Комиссией в соответствии с положениями настоящей Методики с учетом предложений государств-членов.

Правила формирования, формулирующие требования, установленные законодательством государств-членов, для электронного вида документа, разработанного уполномоченным органом государства-члена с использованием настоящей Методики, разрабатываются и описываются уполномоченными органами государств-членов. При разработке и описании таких правил, уполномоченные органы государств-членов руководствуются положениями настоящей Методики.

21. Для каждой структуры электронного вида документа, формулируется отдельный набор правил формирования (далее — совокупность правил), исходя из следующих принципов:

принцип отделимости, который предполагает, что каждое правило формирования может быть сформулировано независимо от других правил, однако совокупность правил должна оцениваться так, будто все правила сформулированы совместно и все они должны соблюдаться;

принцип согласованности, в соответствии с которым все правила формирования должны быть сформулированы явно и таким образом, чтобы между различными правилами в совокупности правил не возникало конфликта. Конфликты между правилами должны разрешаться путем уточнения условий применения правил формирования таким образом, чтобы совокупность правил оставалась согласованной;

принцип целостности, в соответствии с которым формулировка каждого правила формирования должна быть самодостаточной, для понимания правила не должна возникать необходимость анализа других правил из совокупности правил;

принцип атомарности, в соответствии с которым правила должны быть максимально декомпозированы на более простые правила, пока это не противоречит остальным принципам.

22. Разработка каждого правила формирования включает:

определение вида правила в соответствии с требованиями, приведенными в подразделе 1 раздела IV;

присвоение правилу уникального кода в соответствии с требованиями, приведенными в подразделе 2 раздела IV;

определение реквизита целевого (атрибута), к которому относится правило в соответствии с требованиями, приведенными в подразделе 3 раздела IV;

описание ссылок на реквизиты (атрибуты) в соответствии с требованиями, приведенными в подразделе 4 раздела IV;

формулирование правила в соответствии с видом правила и требованиями, приведенными в подразделах 5-10 раздела IV;

спецификацию правила в соответствии с требованиями, приведенными в разделе III.

23. После разработки всех правил совокупность правил проверяется на соответствие принципам, приведенным в пунктах 11 и 20 настоящего раздела.

24. Описание совокупности правил осуществляется в соответствии с техническими требованиями, приведенными в Приложении 3 к настоящей Методике.

25. Формализация совокупности правил осуществляется в соответствии с требованиями, приведенными в разделе V.

26. Требования к электронному виду документов, оформленные в виде описаний структур и правил формирования реквизитов структуры электронного вида документа, разработанные Комиссией, утверждаются в виде решений, распоряжений или рекомендаций Комиссии в соответствии с регламентом её работы.

27. Требования к электронному виду документов, утвержденные Комиссией, подлежат публикации на информационном портале Союза.

Основные требования, предъявляемые к электронному документу

29. Требования к спецификации правил формирования реквизитов электронного вида документа, приведены в Приложении 2 к настоящей Методике.

30. Требования по представлению перечня правил формирования реквизитов электронного вида документа приведены в Приложении 3 к настоящей Методике.

31. При разработке и описании правил формирования реквизитов электронного вида документа для всех реквизитов структуры электронного вида документов и их атрибутов должны быть описаны правила, определяющие обязательность формирования реквизита (атрибута), а также специфицированы сведения о соответствии атрибута и графы формы документа.

43. При кодировании правил применяется фасетный метод кодирования. При кодировании применяются правила, приведенные в разделе VIII Методики анализа, с учетом положений настоящего подраздела.

Код правила является уникальным.

44. Код правила содержит следующие фасеты и группы фасетов кодового обозначения:

первый фасет принимает значение «B», которое определяет принадлежность объекта кодирования к правилам формирования реквизитов электронного вида документов;

второй фасет (опциональный) принимает значение двухбуквенного кода государства-члена, законодательством которого установлено правило. При разработке общих правил и частных правил, определяющих особенности заполнения реквизита в государстве-члене, которые устанавливаются правом Союза, второй фасет не формируется;

третий фасет содержит кодовое обозначение структуры электронного вида документа;

четвертый фасет содержит 5-значный порядковый номер правила, начиная с «00001».

Они полностью отвечают условиям нового Порядка в том, что касается подписи. Однако Диадок не ограничивает форматы и имена передаваемых документов (исключение составляют счета-фактуры, для которых законодательно утверждены требования к файлам обмена). Поэтому не каждый электронный документ можно представить в суд.

Например, документ может быть передан через Диадок в формате pdf, подписан КЭП, но иметь имя, не соответствующее Порядку. Просто изменить имя файла нельзя ― документ не будет считаться оригиналом. Тогда его можно представить в виде бумажной копии. Еще один вариант ― создать его электронный образ: распечатать, отсканировать и подписать простой ЭП или КЭП. Такой вариант Порядок напрямую не предусматривает, но и не запрещает.

Ему нужна соответствующая доверенность. Она представляется в виде:

• либо электронного документа, подписанного КЭП представляемого лица;
• либо электронного образа документа, заверенного КЭП представляемого лица;
• либо электронного образа, заверенного простой электронной подписью или КЭП лица, подающего документы.

Основным критерием выбора СЭД для российского пользователя является соответствие системы принятым стандартам и нормам делопроизводства и отсутствие противоречий с законодательством.

Регламентация электронного документооборота на государственном уровне ведется по нескольким направлениям. Это законодательное регулирование (федеральные законы), стандартизация в области делопроизводства и документооборота, указы Президента РФ и постановления Правительства РФ, приказы и распоряжения органов государственной власти и управления. Высшей юридической силой обладают законы Российской Федерации. Незнание закона не освобождает от ответственности.

Электронные документы — факты, законы и важные нюансы

Стандарт (спецификация) МMoReq-2 (Model Requirements for the management of electronic records) «Типовые требования к автоматизированным системам электронного документооборота», изданный в 2008 году Европейской Комиссией и переведенный на русский язык, содержит более 700 требований к управлению электронными документами в 12 модулях (табл.). Стандарт можно использовать для формирования технического задания для построения программных продуктов автоматизации документооборота.

Таблица 1. Функциональные требования к СЭД по спецификации MOREQ 2

• Информация о компании
• Клиенты
• Закупки

• Кейсы
• Раскрытие информации

• О компании
• Продукты
• Клиенты
• Лицензии

Как правильно подать в суд документы в электронном виде

Практически каждый документ можно перевести в электронный вид. Обычно компании переходят на электронные договоры, товарные накладные, различные счета, отчеты и прочее.
Электронные документы делят на неформализованные документы и формализованные документы.
Неформализованные документы — письма, договоры, доверенности, техническая документация и другие документы, они освобождены от жесткого регулирования со стороны государства.
К формализованным документам предъявляют жесткие требования к формату и регламенту передачи. Формализованный документ — документ, который создан по формату ФНС, например, акт приемки работы. Формализованные документы влияют на правильность налоговых расчетов, поэтому соблюдение всех процедур передачи для них имеет важное значение.
Отметим, что неформализованные электронные документы могут в любом формате: doc, xlsx, pdf, jpg и другое, в то время как, формализованные документы только в виде файла с расширением xml.

Система электронного документооборота выполняет следующие функции:

• регистрация документа;
• контроль исполнения документов;
• создание справочников;
• контроль движения бумажного и электронного документа, ведение истории работы с документами;
• создание и редактирование реквизитов документов;
• формирование отчетов по документообороту предприятия;
• импорт документов из файловой системы и Интернета;
• создание документа прямо из системы с помощью шаблона;
• работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными документами, вложениями;
• электронное распространение документов;
• работа с документами в папках;
• получение документов с помощью сканирования и распознавания;
• уменьшение затрат на доступ к данным и обработка документов.

Организовать систему электронного документооборота можно двумя способами. Во-первых, можно заключить с контрагентами соглашение об электронном документообороте и обмениваться документами, которые будут подписаны электронной подписью через электронную почту.
Во-вторых, можно организовать ЭДО через специального оператора. В этом случае нужно присоединится к регламенту обмена электронными документами. После этого доступен обмен с контрагентами как формализованными документами, так и неформализованными.

Электронный документооборот — это целая информационная система, включающая в себя специализированное программное обеспечение, электронную почту, интернет, локальную сеть и другое.
Электронный документооборот по сравнению с бумажным выглядит намного привлекательнее. Выделим основные преимущества ЭДО.

• самое простое — снижаются расходы, связанные с затратами на бумагу;
• экономится время — сотрудники тратят меньше времени, чтобы найти бумажный документ;
• повышается прозрачность внутренней работы компании — система электронного документооборота дает возможность отслеживать статус документа;
• ведется личная история каждого файла и сопутствующих ему документов — в любое время можно открыть все необходимые документы, содержащие требования, связанные с различными типами взаимоотношений между компанией и внешними субъектами;
• оперативно составляются отчеты организации;
• повышается безопасность данных.

Для того, чтобы внедрить электронный документооборот, нужно разработать и утвердить порядок электронного документооборота; назвать ответственных за его ведение; организовать электронный архив получаемых и отправляемых документов; прописать в учетной политике правила создания, получения и хранения электронных документов; назначить ответственных за формирование и подписание электронных документов.
Все работники, которые наделены правом подписи документов, должны иметь электронную подпись.
Примерный алгоритм действий:

• разрабатывается техническое задание;
• выбирается IT-решение;
• описываются бизнес-процессы;
• составляются сметы, графики, списки необходимых ресурсов и общего плана работ;
• внедряется ЭДО;
• тестируется программа;
• запускается система электронного документооборота;
• контролируется использование системы.

Требования к системам электронного документооборота

Она представляет собой совокупность программ, обеспечивающих создание, редактирование, разграничение прав доступа и распространение файлов в компьютерных сетях с сохранением возможностей контроля над ними на уровне компании.

Для ее внедрения требуется покупать платформу – программный пакет – и аппаратные средства для ее установки (сервер, сетевое оборудование и тому подобное). Для ее использования на уровне двух организаций и более нужен оператор, который будет контролировать отправку и доставку, правильность формата, заверение подписей, сохранность архива.

Разберемся с сокращениями, чтобы вы понимали, что такое СЭД, САД и так далее; первая аббревиатура общепринятая, тогда как под второй скрывается автоматизация делопроизводства; не реже можно встретить СЭДО и САДО, означающие системы документооборота – обычного и автоматизированного соответственно.

1. 80е годы ХХ века – стали появляться разрозненные решения, на базе отдельно взятых предприятий, разработанные под их нужды, силами их же внутренних специалистов; хорошо интегрировались в уже созданную инфраструктуру компании, но оставались плохо масштабируемыми – их практические нельзя было изменить.

2. Середина 90х – создание первых универсальных СЭД с возможностью адаптации к потребностям самых разных заказчиков; внедрялись уже сторонними разработчиками, в две стадии: сначала писалось унифицированное ядро, которое после подгонялось под конкретную фирму.

3. Старт нулевых – переориентация на WorkFlow и популяризация процессно-ориентированных движков; это позволило качественно изменить подход и не просто переводить бумажные документы в электронный вид, но и начать эффективно управлять их оборотом, постепенно его оптимизируя.

4. С 2005 года – появление и повсеместное распространение принципа enterprise content management (ECM), позволившего улучшить методологию и ввести разделение на файл и контент; вслед за этим двухзвенная архитектура эволюционировала в трехзвенную – вместо связи «СУБД – приложение» появился треугольник «СУБД – сервер – интерфейс», что позволило устранить многие ошибки.

Сегодня наблюдаются благотворные условия для дальнейшего совершенствования решений и предоставления бизнесу, промышленным предприятиям и государственным структурам все более мощных и удобных инструментов.

• Совместимость с тем компьютерным оборудованием, на которое будет устанавливаться программное обеспечение.
• Наличие простого, интуитивно понятного, дружелюбного к пользователю интерфейса.
• Широта возможностей администрирования как своими силами, так и с привлечением аутсорсеров.

Внимание, данные критерии должны работать и в «обратном порядке». То есть подразумевается, что компания достаточно современно оснащена технически, что ее сотрудники являются уверенными пользователями ПК и обладают всеми средствами для делового общения (Скайпом или его аналогом, электронной почтой и так далее).

Один ее вид может содержать несколько элементов или признаков другого, но, в принципе, каждая из них ориентирована вполне конкретно. Поэтому уделим внимание каждой из существующих категорий.

Все их возможности ориентированы на хранение больших объемов данных и быстрый поиск нужной информации. Причем они должны позволять без проблем находить требуемые файлы как по названию, так и по заранее заданным ключевым атрибутам.

Достаточно новые, созданные в связи с изменением условий рынка и появлением тренда к занятию четко очерченной бизнес-ниши. У них отсутствует формализация задач, их структура не строгая, зато все их возможности нацелены на удобство совместной работы. Люди могут редактировать какой-то файл, находясь в разных странах и часовых поясах, главное – чтобы им было комфортно делать это.

Обычно это порталы и сервисы публикации и хранения данных.

Это продукты с CRM-функциями, упрощающие обратную связь с клиентами (customer relation management). Это ПО, предлагающее расширенные варианты использования биллинга. Пакеты услуг весьма разнообразны, но выбранный вами должен быть простым в освоении, надежным, защищенным от действий злоумышленников, соответствующим параметрам имеющегося оборудования.

Понятие документа закрепляет Федеральный Закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ (действующая редакция от 03.07.2016) «Об обязательном экземпляре документов». Так, документ – материальный носитель, который содержит текстовую, графическую, аудио- или видеоинформацию, а также реквизиты владельца, предназначенную для передачи, хранения и использования физическими и юридическими лицами.

Соответственно, с точки зрения закона бумажные и электронные документы практически не отличаются, только электронный формат подразумевает хранение информации на CD-дисках, FLASH- или USВ-накопителях, винчестерах, а бумажный, соответственно, на бумаге. Но это не значит, что электронный и бумажный документ – тождественные понятия.

Термин электронного документа (далее ЭД) дан в Федеральном законе от 27.07.2006 № 149-ФЗ (действующая редакция от 18.03.2019) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Так, ЭД – это информация, изначально созданная и представленная в электронном виде в формате, который позволяет обработать ее с помощью компьютера или других электронно-вычислительных систем.

Следует различать образы документов и ЭД, поскольку установленные требования и критерии при оформлении к ним различаются, как и возможности последующего придания им юридической значимости и распространения

Под образом документа следует понимать версию информации, содержащуюся на материальном носителе. Наиболее простой пример – распечатанные ЭД. Они создаются только для удобства работы пользователей с электронными документами, так как дают им информацию о состоянии электронного документа в момент времени просмотра или в момент сохранения. Примером может послужить распечатка платежного поручения, с отметками банка о подписании в формате pdf, для каких-то срочных внутрикорпоративных нужд.

Стоит отметить, что даже если такие документы будут заверены надлежащим образом, во многих случаях (например, на суде), они все равно останутся копиями, которые будет необходимо подтверждать оригиналами. При этом все копии электронного документа в электронном виде являются оригиналами.

Быстрое внедрение юридически значимого ЭДО с контрагентами

В широком смысле ЭД делятся на формализованные и неформализованные. Для этих определений важен тип (сила) электронной подписи, используемой для их подписания.

К первой категории относятся бумаги, которые направляются в ФНС, суд и другие государственные органы. Например, бухгалтерскую и налоговую отчетность допускается сдавать в электронном виде в установленных форматах при условии, что документированная информация подписана усиленной квалифицированной подписью.

Документы налогового учета, в отношении которых установлены специальные форматы и процедуры обмена, дополнительно требуют обязательного посредничества Оператора ЭДО!

Аналогично обстоят дела с обращениями в суд. Иски, ходатайства и другие файлы разрешено отправлять в электронном виде. При обращении в арбитражные суды подача электронных документов происходит через сервис «Мой арбитр». Для отправки документов в суды общей юрисдикции нужно создать личный кабинет на сайте ГАС «Правосудие» и воспользоваться вкладкой «Подача процессуальных документов в электронном виде». В обоих случаях заполняются необходимые формы, загружаются документы, которые подписываются усиленной квалифицированной подписью.

Другие государственные органы также предоставляют возможность вести документооборот в электронном виде. Подобное решение удобно хотя бы потому, что позволяет избежать стояния в очередях или ожидания своего номера по электронной записи, а также увеличивает скорость обработки информации.

Документы второй группы, которые используются в межкорпоративном документообороте, составляются в условно-произвольной форме, к таким бумагам относятся:

• Договоры;
• Контракты;
• Соглашения;
• Первичные учетные документы.

Так, частью 2 статьи 434 ГК РФ закреплена возможность заключать гражданско-правовые соглашения с использованием ЭД. При этом не уточняется, как именно должны быть составлены и оформлены документы. Из юридической практики известно, что электронные договора, контракты и соглашения составляются аналогично бумажным аналогам и содержат те же обязательные реквизиты, закрепленные ГК РФ, что и бумажные аналоги.

Что касается подписания таких документов, рекомендуется также использовать квалифицированную цифровую подпись. Этот вид ЭП автоматически придает документу юридическую силу бумажного оригинала. Если договор подписывают обе стороны, используйте специализированное ПО, которое позволяет ставить несколько подписей в одном документе, а еще надежнее – систему оператора электронного документооборота. Оператор не только проверяет в момент подписания действительность сертификата ЭД, но и позволяет вести документооборот, даже неформализованными документами, по четко установленным правилам.

Электронный документооборот: что это и как работает

Спорить с тем, что за цифровым документооборотом будущее, довольно сложно. Оцифрованная информация при должной организации электронного архива в разы сохраннее, чем любые другие аналоги. При обмене документами через операторов хранение документов гарантирует сам оператор, чем упрощает процесс организации электронного архива (поэтому важно при выборе оператора ЭДО уточнить сроки и условия хранения документов).

Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям:

• создаваться, обрабатываться, передаваться и храниться с помощью программных и технических средств;

• иметь структуру, установленную Законом РБ от 10.01.2000 № 357-З «Об электронном документе», и содержать реквизиты, позволяющие ее идентифицировать;

• быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком.

Статья 19. Лицензирование

В случаях, установленных законодательством Республики Беларусь о лицензировании, индивидуальные предприниматели и юридические лица должны иметь соответствующие специальные разрешения (лицензии) на осуществление деятельности по технической защите информации, в том числе криптографическими методами, включая применение электронной цифровой подписи.

Статья 20. Исключена. — Закон Республики Беларусь от 29.06.2006 N 137-З.

Статья 21. Подтверждение соответствия программных и технических средств требованиям технических нормативных правовых актов в области технического нормирования и стандартизации

Подтверждение соответствия программных и технических средств, используемых для создания, обработки, передачи, хранения и защиты электронных документов, требованиям технических нормативных правовых актов в области технического нормирования и стандартизации осуществляется в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Статья 22. Правоотношения в сфере обращения электронных документов в банковской деятельности

Одним из субъектов правоотношений в сфере обращения электронных документов в банковской деятельности является Национальный банк Республики Беларусь, банк либо небанковская кредитно-финансовая организация.

Отношения между субъектами в сфере обращения электронных документов в банковской деятельности строятся на основе договоров.

Порядок использования электронных документов при произведении безналичных расчетов на территории Республики Беларусь устанавливается Национальным банком Республики Беларусь.

Статья 23. Подтверждение соответствия программных и технических средств, используемых в банковской деятельности, требованиям технических нормативных правовых актов в области технического нормирования и стандартизации

Подтверждение соответствия программных и технических средств, необходимых для создания, обработки, передачи, хранения и защиты электронных документов, используемых в банковской деятельности, требованиям технических нормативных правовых актов в области технического нормирования и стандартизации осуществляется аккредитованным органом по сертификации, определяемым Национальным банком Республики Беларусь.

Перечень программных и технических средств, используемых в банковской деятельности и подлежащих обязательному подтверждению соответствия требованиям технических нормативных правовых актов в области технического нормирования и стандартизации, устанавливается в соответствии с законодательством Республики Беларусь по предложениям Национального банка Республики Беларусь.

Статья 24. Хранение электронных документов по межбанковским расчетам и выдача их копий

Хранение оригиналов электронных документов по межбанковским расчетам в течение сроков, установленных нормативными актами Национального банка Республики Беларусь, и выдача их копий осуществляются централизованным архивом межбанковских расчетов Национального банка Республики Беларусь.

Статья 25. Ответственность за правонарушения в сфере обращения электронных документов

Физические лица, юридические лица и их должностные лица в соответствии с законодательством Республики Беларусь несут ответственность за нарушение законодательства об обращении электронных документов.

Индивидуальные предприниматели и юридические лица, предоставляющие услуги в сфере обращения электронных документов, несут предусмотренную законодательством Республики Беларусь ответственность перед клиентами за неоказание услуг или ненадлежащее качество таких услуг, а также за причиненный этим ущерб.

Лица, имеющие в силу служебных обязанностей доступ к содержащейся в электронных документах информации, распространение которой запрещено или ограничено, несут в соответствии с законодательством Республики Беларусь уголовную или административную ответственность за ее неправомерное распространение.

Статья 26. Международное сотрудничество

Субъекты правоотношений в сфере обращения электронных документов могут принимать участие в международных программах и проектах, заключать договоры с иностранными и международными организациями, иностранными гражданами и лицами без гражданства, а также использовать международные информационные системы и сети в соответствии с законодательством и международными договорами Республики Беларусь.

Статья 27. Международные договоры

Если международным договором Республики Беларусь установлены иные правила, чем те, которые содержатся в настоящем Законе, то применяются правила международного договора.

Статья 28. Вступление в силу настоящего Закона

Настоящий Закон вступает в силу со дня его официального опубликования.

Статья 29. Приведение актов законодательства в соответствие с настоящим Законом

Совету Министров Республики Беларусь и Национальному банку Республики Беларусь в трехмесячный срок подготовить и внести в установленном порядке в Палату представителей Национального собрания Республики Беларусь предложения по приведению законодательных актов Республики Беларусь в соответствие с настоящим Законом.

Совету Министров Республики Беларусь в шестимесячный срок:

привести решения Правительства Республики Беларусь в соответствие с настоящим Законом;

обеспечить пересмотр и отмену республиканскими органами государственного управления, подчиненными Совету Министров Республики Беларусь, их нормативных актов, противоречащих настоящему Закону.

Национальному банку Республики Беларусь в шестимесячный срок привести свои решения в соответствие с настоящим Законом.

Президент Республики Беларусь А.ЛУКАШЕНКО

• Арбитражный процессуальный кодекс РФ

• Бюджетный кодекс РФ

• Водный кодекс Российской Федерации РФ

• Воздушный кодекс Российской Федерации РФ

• Градостроительный кодекс Российской Федерации РФ

• ГК РФ

• Гражданский кодекс часть 1

• Гражданский кодекс часть 2

• Гражданский кодекс часть 3

• Гражданский кодекс часть 4

• Гражданский процессуальный кодекс Российской Федерации РФ

• Жилищный кодекс Российской Федерации РФ

• Земельный кодекс РФ

• Кодекс административного судопроизводства РФ

• Кодекс внутреннего водного транспорта Российской Федерации РФ

• Кодекс об административных правонарушениях РФ

• Кодекс торгового мореплавания Российской Федерации РФ

• Лесной кодекс Российской Федерации РФ

• НК РФ

• Налоговый кодекс часть 1

• Налоговый кодекс часть 2

• Семейный кодекс Российской Федерации РФ

• Таможенный кодекс Таможенного союза РФ

• Трудовой кодекс РФ

• Уголовно-исполнительный кодекс Российской Федерации РФ

• Уголовно-процессуальный кодекс Российской Федерации РФ

• Уголовный кодекс РФ

• ФЗ об исполнительном производстве

• Закон о коллекторах

• Закон о национальной гвардии

• О правилах дорожного движения

• О защите конкуренции

• О лицензировании

• О прокуратуре

• Об ООО

• О несостоятельности (банкротстве)

• О персональных данных

• О контрактной системе

• О воинской обязанности и военной службе

• О банках и банковской деятельности

• О государственном оборонном заказе

• Закон о полиции

• Закон о страховых пенсиях

• Закон о пожарной безопасности

• Закон об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств

• Закон об образовании в Российской Федерации

• Закон о государственной гражданской службе Российской Федерации

• Закон о защите прав потребителей

• Закон о противодействии коррупции

• Закон о рекламе

• Закон об охране окружающей среды

• Закон о бухгалтерском учете

  • Федеральный закон от 24.03.2021 N 46-ФЗ

    «О ратификации Протокола о внесении изменений в Соглашение между Правительством Российской Федерации и Правительством Республики Беларусь о предоставлении Правительству Республики Беларусь государственного экспортного кредита для строительства атомной электростанции на территории Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года»

  • Федеральный закон от 24.03.2021 N 47-ФЗ

    «О ратификации Соглашения о сотрудничестве в области карантина растений»

  • Федеральный закон от 24.03.2021 N 48-ФЗ

    «О внесении изменений в Федеральный закон «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации»

  
  

  Похожие записи:

  • Расчёт Налога На Имущество Физических Лиц 2021 Калькулятор
  • Приказ Об Оплате Жилья Земскому Врачу 20212021
  • Правительство РФ одобрило законопроект об электронном варианте получения данных из ПФР по состоянию лицевого счета владельца сертификата маткапитала